Mailbox ein- und ausschalten: All-In-One-Guide

Denn sie ist ein universelles Produkt, das von jeder Handynummer genutzt werden kann und das jede andere Telefonnummer erreichen kann. Besonders Unternehmen nutzen vornehmlich noch die normalen Anrufe im Vergleich zu den Messengerdiensten. Bei wichtigen Angelegenheiten kann die Mailbox dann noch zur Übermittlung der Kernaussage des beabsichtigten Gesprächs dienen.

Das Wichtigste kurzgefasst:

• Die Mailbox ist eine Art Anrufbeantworter

• Sie schaltet sich immer dann ein, wenn Sie einen Anruf nicht entgegennehmen

• Genau wie ein Anrufbeantworter können Sie die Bandansage personalisieren

• Ausschalten können Sie die Mailbox über den Kurzbefehl „##002#”

• Erneut aktivieren lässt sich Ihre Mailbox mit dem Kurzbefehl „*21#”

• Ihre Nummernvorwahl bestimmt die Kurzwahl zum Abhören Ihrer Mailbox

• Die hinterlassenen Nachrichten werden auf den Servern Ihres Anbieters gespeichert

• Eine hinterlassene Nachricht kann bis zu 30 Tage lang gespeichert werden

Was ist die Mailbox eigentlich genau?

Wir alle wissen eigentlich, was die Mailbox ist und haben bestimmt schon einmal auf eine gesprochen. Trotzdem erachten wir es als wichtig, es klarzustellen, dass eine Mailbox im Grunde nichts anderes als ein automatischer Anrufbeantworter ist. Eine Einschränkung: Die Nachrichten werden nicht lokal auf Ihrem Smartphone gespeichert, sondern auf den Servern Ihres Mobilfunkanbieters. Das hat zur Folge, dass nicht etwa Ihr Handy den Anruf entgegennimmt, sondern der Anbieter automatisch den Anruf abfängt und zu den eigenen Servern umleitet. Dabei spielt Ihr eigentliches Handymodell keine Rolle, und auch nicht, ob es ein iOS- oder Android-Gerät ist. Kurz: Die Mailbox ist eine besondere Form der Rufumleitung.

Wann aktiviert sich meine Mailbox?

Weil die Mailbox ein Anrufbeantworter (gerne mit einem simplen AB abgekürzt) ist, macht sie genau das gleiche wie ein normaler AB: Wenn Sie den Anruf nicht beantworten, dann macht es an Ihrer Stelle der Anrufbeantworter. Das kann bei diesen Szenarien passieren:

• Sie haben den Anruf verpasst,

• Sie drücken den Anruf weg,

• Sie telefonieren bereits mit jemand anderem,

• Ihr Handy hat keinen Empfang, oder

• Sie haben die zwingende Annahme durch den AB aktiviert.

Kann ich meine Mailbox personalisieren?

Ja, Sie können Ihre Mailbox auch personalisieren: Sie können eine ernsthafte Bandaufnahme machen oder eine Scherzansage abspielen lassen. Ihrer Kreativität ist dabei nur das Zeitlimit gesetzt – in der Regel maximal 20 Sekunden. Zwar dauern die Überlegungen zur Gestaltung dann wesentlich länger als die eigentliche Nachricht, aber dafür haben Sie eine ganz persönliche Bandansage; im Menü der Mailbox können Sie diese ändern.

Weniger Spielerei und mehr Funktion bietet das Einrichten des ABs, sodass nur in bestimmten Fällen die AB-Nachricht abgespielt wird. Das wird dann eine „bedingte AB-Ansage” genannt, weil sie an eine oder mehrere Bedingung(-en) geknüpft ist. Das Gegenstück dazu ist die „bedingungslose AB-Ansage”. Wenn Sie einstellen möchten, dass der AB immer antwortet, gelingt das über die „absolute Rufumleitung”. Sie müssen zum Ändern der Bedingungen nicht unbedingt in das Mailbox-Menü Ihres Anbieters, sondern können das auch über Kurzwahlen (Eingabe in der Telefon-App und „Anrufen” der „Nummer”) machen. Über diese Kurzbefehle lassen sich die Bedingungen ändern und die absolute Rufumleitung (de-)aktivieren:

Übrigens: Wenn Sie wissen möchten, welche Einstellungen aktiv sind, können Sie das über den Kurzbefehl „*#61#” herausfinden.

Wie kann ich meine Mailbox an- / ausschalten?

Das eigentliche Ausschalten der Mailbox ist mit einem einfachen Kurzbefehl „##002#” erledigt. Infolgedessen wird bis zur Reaktivierung keine AB-Ansage abgespielt, auch wenn Sie Bedingungen eingerichtet hätten. Das genaue Gegenteil hierzu ist die absolute Rufumleitung, weil dort alle Anrufe immer auf die Mailbox umgeleitet werden. Um alle Bedingungen zu überschreiben, muss der Befehl „**21*Telefonnummer#” genutzt werden.

Tipp: Wenn Sie die vor dem Ausschalten der Mailbox eingerichteten Bedingungen beibehalten möchten, muss der „*21#”-Befehl benutzt werden.

Wie kann ich meine Mailbox abhören?

Wie Sie Ihre Mailbox abhören können, hängt vom Netz Ihres Tarifs ab. Neben allgemeinen Mailbox-Kurzwahlen gibt es auch sogenannte Langwahlen. Diese müssen genutzt werden, wenn außerhalb Deutschlands die Mailbox abgefragt wird. Beim Abfragen im Ausland muss unbedingt die Auslandsvorwahl und nicht die deutsche Ländervorwahl angegeben werden. Beachten Sie bitte beim Abrufen der Mailbox im Ausland, dass eine PIN für Ihre Mailbox eingerichtet sein muss; sie muss dabei nicht zwingend vier Zahlen enthalten. In der folgenden Tabelle finden Sie die Kurzwahlen für Ihre jeweilige Handynummervorwahl und die entsprechenden Langwahlen:

Vorsicht bei der Wahl Ihrer Mailbox-PIN: Eine bekannte Methode an sensible Daten zu kommen ist das sogenannte Hijacking (auf deutsch: kapern [wie es Piraten mit Handelsschiffen machten]) Ihrer Mailbox. Dabei erraten die Langfinger Ihre Mailbox-PIN und schleusen sich so in Ihre Anrufe ein. Sie könnten beispielsweise eine absolute Rufumleitung aktivieren, sich bei einer Webseite einloggen, die zur Authentifikation Anrufe zulässt (beispielsweise PayPal), und Sie dadurch bestehlen. Achten Sie deshalb bei der Wahl der PIN darauf, dass es keine Zahlenkombination ist, die viele aufeinanderfolgende Zahlen haben oder mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können (zum Beispiel Ihr Geburtsjahr).

Kostet es mich etwas, meine Mailbox abzurufen?

Wenn Sie innerhalb Deutschlands Ihre Mailbox abrufen, ist die Mailboxabfrage kostenlos, aber trotzdem nicht automatisch auch innerhalb der EU. Denn im Grunde ruft man seine eigene Mailboxnummer an und es wird der entsprechende Telefontarif verrechnet. Sollten Sie keine Flatrate haben, kostet der Anruf die inländischen Telefoniegebühren, im Falle einer vorhandenen Flatrate kostet der Mailboxanruf nichts.

So funktioniert auch die Verrechnung der Gebühren während eines Auslandsaufenthalts außerhalb der EU-Roaming-Zone. In der Preisliste Ihres Anbieters finden Sie hierzu weiterführende Informationen und auch in welchem Land welche Roaming-Gebühren anfallen.

Gerade beim Aufenthalt im Nicht-EU-Ausland lauert eine versteckte Kostenfalle: Auf die Mailbox gesprochen zu bekommen gilt als normales Telefonat und wird auch so berechnet! Sie zahlen im Nicht-EU-Ausland nämlich auch beim Angerufenwerden für jede angefangene Gesprächsminute – das gilt allerdings nur dann, wenn Sie den Anruf nicht entgegennehmen. Um das Handy gar nicht erst klingeln zu lassen ist es daher ratsam, eine absolute Rufumleitung zur Mailbox einzurichten. Dadurch klingelt Ihr Handy nicht und somit wird die Kostenfalle entschärft.

In solchen Fällen lohnt sich das Einrichten einer persönlichen Mailboxansage. In dieser können Sie auf Ihre genutzten Messengerdienste verweisen. So bleiben Sie auch ohne Roaming-Gebühren erreichbar, wann immer Sie mit einem WLAN-Netzwerk verbunden sind. Achten Sie aus Gründen der Sicherheit darauf, Ihre Abwesenheit von Ihrem Zuhause nicht zu nennen. Das könnte die Einbruchsgefahr erhöhen, wenn die falschen Menschen Sie zu erreichen versuchen.

Wie kann ich meine eigene Ansage einrichten?

Das Einrichten einer eigenen Ansage erfolgt über das Mailbox-Menü. Das können Sie entweder über einen Mailbox-Anruf oder falls vorhanden über die Mailbox-App Ihres Anbieters abrufen. Dabei ist es gut zu wissen, dass eine persönliche Ansage in der Regel auch mit der Möglichkeit zum Hinterlassen von Nachrichten einhergeht. Das bedeutet also, das eine reine Abwesenheitsnotiz nicht möglich ist; zum Beispiel: „Hallo, leider kann ich derzeit nicht ans Handy gehen. Schicken Sie mir bei Möglichkeit bitte eine Sprachnotiz über WhatsApp. Bei der nächsten Gelegenheit höre ich sie mir an und melde mich dann bei Ihnen. Außerdem können Sie mir eine E-Mail zur Ihnen bekannten E-Mail-Adresse schreiben, in der Sie Ihr Anliegen schildern. Vielen Dank für Ihren Anruf und ich wünsche Ihnen noch einen angenehmen Tag.”

Wo werden die hinterlassenen Nachrichten gespeichert und für wie lange?

Ihr Anbieter speichert die hinterlassenen Nachrichten auf den eigenen Servern. Nicht abgehörte Nachrichten werden für gewöhnlich 14 Tage lang gespeichert. Wenn Sie nach dem Abhören die Nachricht speichern, bleibt Ihnen die Nachricht für bis zu 30 Tage lang abrufbar. Sollten Sie die Nachricht nicht speichern, wird die Nachricht nach Ablauf von 24 Stunden pünktlich bei der nächstgelegenen Mitternacht gelöscht.

Im Laufe unserer Recherche konnten wir keine eindeutigen Informationen dazu finden, ob die Mailboxansagen verschlüsselt werden oder nicht. Es scheint aber eine sogenannte PGP-Verschlüsselung verwendet zu werden. Die größte Schwachstelle dieser Form der Verschlüsselung ist, dass alle Mitarbeitenden Ihres Anbieters, die über ausreichende Befugnisse verfügen, auf die Mailbox zugreifen können. Als Konsequenz könnte dabei die Mailbox von den entsprechenden Mitarbeitenden gekapert werden, was dem Hijacking gleichkommt.

Praxistipps zur sicheren Nutzung der Mailbox

• Das Ausschalten der Mailbox ist sinnvoll, wenn Sie keine reine Abwesenheitsnotiz ohne Aufnahme einer Nachricht einrichten können.

• Diese Maßnahme verhindert das Hijacking.

• Normale Anrufe finden immer unverschlüsselt statt und könnten auch unverschlüsselt gespeichert werden. Wann immer es Ihnen möglich ist, empfiehlt sich ein Umstieg auf Telefonate mittels Messengerdiensten.

• Vorteile: Anrufe sind in der Regel verschlüsselt. Die Funktion ist weltweit nutzbar. Der Messengerdienst selbst berechnet keine Gebühren.

• Nachteile: Ein Internetzugang ist vorausgesetzt. Es entsteht eine größere Verzögerung beim Telefonieren als über das normale Netz. Die andere Person muss den gleichen Messengerdienst nutzen.

• Die Verschlüsselung der Mailbox-Nachrichten ist unbekannt. Daher ist ein Umstieg auf einen Messengerdienst mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Nutzung der Sprachnotiz- / Memo-Funktion sinnvoll.

• Ihre Stimme und / oder Handynummer ist als Identifikator für Ihre Freunde ausreichend und Unternehmen wissen normalerweise, wen sie gerade anrufen. Fremde hingegen wählen nur die Nummer. Um Ihre persönlichen Daten zu schützen empfehlen wir daher, diese nicht in der Bandansage zu nennen, wenn Sie eine persönliche Ansage anspielen lassen möchten. Als Orientierung können Sie das Beispiel aus dem Kapitel „Wie kann ich meine eigene Ansage einrichten?” betrachten.

Fazit

Alles in allem ist die Mailbox ein Service, der zwar im Zeitalter der Smartphones veraltet erscheint, aber dennoch ein wichtiger Bestandteil im Kontakt mit Firmen ist. Weil nicht unsere gesamte Kommunikation über Messengerdienste ablaufen kann, benötigen wir auch die Möglichkeit zum Hinterlassen von Nachrichten. Diese Brücke kann durch eine Mailbox geschlagen werden. Insbesondere kann eine Mailbox dann wichtig sein, wenn man Freunde und Familie hat, die kein Smartphone besitzen oder nicht vertraut genug mit Messengerdiensten sind, um die Funktion der Mailbox zu ersetzen.

Die Schattenseite der Mailbox besteht in der Sicherheit für all diejenigen, die Dienstleistungen nutzen, bei denen eine Authentifikation über Anruf möglich ist. Kriminelle können diese Schwachstelle ausnutzen. Als effektivste Methode, genau das zu verhindern, hat sich das Ausschalten der Mailbox bewährt. Man gibt dann die oben genannten Vorteile zugunsten der Sicherheit auf.

Ein wünschenswerter Kompromiss wäre nach Möglichkeit eine personalisierte Bandansage mit dem Verweis auf die genutzten Messengerdienste gekoppelt mit dem Ausschalten der Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen. Authentifizierungscodes könnten so nicht abgepasst werden und die anrufende Person bekommt einen Anstoß, den Kontakt über andere Wege herzustellen.